1. Không đặt tên file bằng tiếng Việt có dấu. Những ký tự tiêu chuẩn của máy tính không có dấu tiếng Việt. Do đó, những từ có dấu chỉ hiển thị trên giao diện người dùng cao cấp. Còn ở cấu trúc nền tảng của hệ điều hành, máy tính sẽ mã hoá các dấu tiếng Việt thành những ký tự tiêu chuẩn, khi có sự cố về virus, hỏng thiết bị lưu trữ, việc tìm kiếm và khôi phục file sẽ rất khó khăn.
VD: Bên dưới là dòng mô tả thư mục trong chế độ MS-DOS. Thư mục tên “Nguyễn Việt Thắng” đã bị đổi thành “Nguy?n Vi?t Th?ng”
d:\Down-Up load\aaa>dir
Directory of d:\Down-Up load\aaa
Financial Econometrics
Fullbright – Tham dinh du an
KJ Pirate Activator
Nguy?n Vi?t Th?ng
Windows 8-Pro-Final crack
0 File(s) 0 bytes 5 Dir(s) 43,932,569,600 bytes free
2. Không viết tắt tên file quá tối giản kiểu “TDNH.docx”. Dữ liệu trong máy tính của bạn sẽ ngày càng nhiều đến mức bạn chẳng nhớ đã từng lưu cái gì. Viết tắt sẽ gây khó khăn khi tìm kiếm.
3. Không lưu trữ dữ liệu cá nhân ở ổ đĩa hệ thống (ổ C). Ổ đĩa hệ thống chỉ dành lưu trữ những file vận hành hệ thống. Khi máy tính gặp sự cố, cần cài đặt lại hệ điều hành hoặc format lại ổ C, bạn sẽ không bị mất dữ liệu cá nhân của mình.
4. Nên sắp xếp và phân loại dữ liệu một cách có trật tự ngay từ đầu. Đừng bao giờ có suy nghĩ “Lưu tạm đây trước, bữa nào rảnh sắp xếp lại sau”. Sẽ chẳng có bữa nào rảnh sau này cả. Dữ liệu sẽ ngày càng nhiều, lộn xộn như bãi rác mà thôi.
Bạn nên phân chia 1 ổ cứng vật lý ra làm nhiều partition (ổ đĩa hiển thị trong hệ điều hành). Ổ cứng 250GB thì nên chia 3 partitions (hoặc nhiều hơn tuỳ nhu cầu).
Cách sắp xếp và phân loại dữ liệu thì tuỳ vào mục đích của người sử dụng. Máy tính dùng giải trí khác, máy tính dùng công việc khác. Như máy của mình, vừa giải trí, vừa công việc, dung lượng ổ cứng 160GB. Mình chia 40GB cho ổ C, còn lại 120GB cho ổ D. Trong ổ D có các thư mục:
Data: Công việc, học tập.
Down-Up load: Dữ liệu mới chép về, chưa phân loại, file linh tinh dạng xxx (xem xong xoá).
Mobile phone: Dữ liệu liên quan các phần mềm, ứng dụng dành cho điện thoại.
Music: Âm nhạc.
Pictures: Hình ảnh.
Softwares: Phần mềm: Applications, Internet, Media, Security, Game.
Videos: Videos, movies.
Bên trong mỗi thư mục cơ bản ở trên có hàng trăm thư mục con chia làm nhiều cấp được phân loại tiếp tục. Điều quan trọng là người dùng phải tự đưa ra một cấu trúc phân loại thống nhất cho toàn bộ dữ liệu. Khi cần sẽ tìm rất nhanh.
5. Đặt tên file có thời gian theo cấu trúc [Tên file]_[yyyy][mm][dd]_[hh][mm]. Mặc dù hệ điều hành có chức năng sắp xếp thứ tự file theo các trường Tên file, Ngày giờ, định dạng… Nhưng việc đặt tên file có ngày giờ vẫn cần thiết trong một số trường hợp và nên sắp xếp thứ tự ngày giờ theo chiều từ lớn tới nhỏ. Vì khi bạn sắp xếp tên file theo trật tự Alphabet tăng dần, thì ngày giờ trong tên file cũng sẽ theo thứ tự tăng dần.
VD:
Trường hợp 1: (Không hiệu quả)
Đặt tên file theo kiểu [Tên]_[dd][mm][yyyy]:
Report_30112012.xls và Report_04122012.xls
Khi sắp xếp theo tăng dần ta có thứ tự:
Report_04122012.xls
Report_30112012.xls
Trường hợp 2: (hiệu quả)
Đặt tên file theo kiểu [Tên]_[yyyy][mm][dd]:
Report_20121130.xls và Report_20121204.xls
Khi sắp xếp theo tăng dần ta có thứ tự:
Report_20121130.xls
Report_20121204.xls
6. Đặt tên file văn bản pháp luật. Dùng ký hiệu của văn bản pháp luật làm tên file nhưng có thay đổi theo cấu trúc:
[Cơ quan ban hành]_[Loại văn bản]_ [Năm]_[Số hiệu] – [Tên tóm tắt nội dung]
VD:
Nguồn
4. Nên sắp xếp và phân loại dữ liệu một cách có trật tự ngay từ đầu. Đừng bao giờ có suy nghĩ “Lưu tạm đây trước, bữa nào rảnh sắp xếp lại sau”. Sẽ chẳng có bữa nào rảnh sau này cả. Dữ liệu sẽ ngày càng nhiều, lộn xộn như bãi rác mà thôi.
Bạn nên phân chia 1 ổ cứng vật lý ra làm nhiều partition (ổ đĩa hiển thị trong hệ điều hành). Ổ cứng 250GB thì nên chia 3 partitions (hoặc nhiều hơn tuỳ nhu cầu).
Cách sắp xếp và phân loại dữ liệu thì tuỳ vào mục đích của người sử dụng. Máy tính dùng giải trí khác, máy tính dùng công việc khác. Như máy của mình, vừa giải trí, vừa công việc, dung lượng ổ cứng 160GB. Mình chia 40GB cho ổ C, còn lại 120GB cho ổ D. Trong ổ D có các thư mục:
Data: Công việc, học tập.
Down-Up load: Dữ liệu mới chép về, chưa phân loại, file linh tinh dạng xxx (xem xong xoá).
Mobile phone: Dữ liệu liên quan các phần mềm, ứng dụng dành cho điện thoại.
Music: Âm nhạc.
Pictures: Hình ảnh.
Softwares: Phần mềm: Applications, Internet, Media, Security, Game.
Videos: Videos, movies.
Bên trong mỗi thư mục cơ bản ở trên có hàng trăm thư mục con chia làm nhiều cấp được phân loại tiếp tục. Điều quan trọng là người dùng phải tự đưa ra một cấu trúc phân loại thống nhất cho toàn bộ dữ liệu. Khi cần sẽ tìm rất nhanh.
5. Đặt tên file có thời gian theo cấu trúc [Tên file]_[yyyy][mm][dd]_[hh][mm]. Mặc dù hệ điều hành có chức năng sắp xếp thứ tự file theo các trường Tên file, Ngày giờ, định dạng… Nhưng việc đặt tên file có ngày giờ vẫn cần thiết trong một số trường hợp và nên sắp xếp thứ tự ngày giờ theo chiều từ lớn tới nhỏ. Vì khi bạn sắp xếp tên file theo trật tự Alphabet tăng dần, thì ngày giờ trong tên file cũng sẽ theo thứ tự tăng dần.
VD:
Trường hợp 1: (Không hiệu quả)
Đặt tên file theo kiểu [Tên]_[dd][mm][yyyy]:
Report_30112012.xls và Report_04122012.xls
Khi sắp xếp theo tăng dần ta có thứ tự:
Report_04122012.xls
Report_30112012.xls
Trường hợp 2: (hiệu quả)
Đặt tên file theo kiểu [Tên]_[yyyy][mm][dd]:
Report_20121130.xls và Report_20121204.xls
Khi sắp xếp theo tăng dần ta có thứ tự:
Report_20121130.xls
Report_20121204.xls
6. Đặt tên file văn bản pháp luật. Dùng ký hiệu của văn bản pháp luật làm tên file nhưng có thay đổi theo cấu trúc:
[Cơ quan ban hành]_[Loại văn bản]_ [Năm]_[Số hiệu] – [Tên tóm tắt nội dung]
VD:
BTC QD 2007 27 – Quy che hoat dong CTCK.doc
BTC QD 2007 35 – Quy che hoat dong CT QLQ.doc
BTC QD 2007 87 – Quy che dang ky luu ky thanh toan bu tru.doc
CP ND 2010 85 – Quy dinh xu phat trong TTCK.doc
QH12 2010 62 – Sua doi Luat CK 70-2006-QH11.doc
Nguồn
No comments:
Post a Comment